Digitale Verwaltung

Digitale Verwaltung: 5 Voraussetzungen für ein erfolgreiches E-Government

Die 50 %-Marke der E-Government-Nutzung wurde laut einer Studie der Initiative D21 und der TU München erstmals im Jahr 2020 überschritten. Bis 2022 sollen jedoch alle Verwaltungsprozesse digitalisiert sein. Way to go. In Zeiten der künstlichen Intelligenz und der Schnelllebigkeit der Gesellschaft führt auch für Verwaltungen kein Weg am Megatrend Digitalisierung vorbei. Unser Blogeintrag klärt sowohl Begriffe als auch Voraussetzungen für eine digitale Verwaltung.

Digitale Verwaltung in Deutschland

Unter E-Government, also “electronic government”, wird die elektronische Verwaltung verstanden. Vorgänge, z. B. in Rathäusern, Bürgerbüros oder auch in Finanzämtern, sollen durch Technologien effizienter und moderner gestaltet werden. Dabei werden in Deutschland sowohl Behördengänge für BürgerInnen verkürzt als auch interne Prozesse für MitarbeiterInnen öffentlicher Verwaltungen vereinfacht, dennoch werden solche Technologien hier zu Lande noch zu wenig eingesetzt. Die Umsetzung wird durch verschiedene Aspekte erschwert. Dazu gehören fehlende Ressourcen, starre organisatorische Strukturen, rechtliche Vorgaben und unterschiedliche IT-Landschaften. Somit ist für die erfolgreiche Einführung digitaler Prozesse eine vollständige Modernisierung deutscher Behörden nötig.

Eine Strategie für die Digitalisierung der Behörden

Als Grundstein für die erfolgreiche Umsetzung einer digitalen Verwaltung in Deutschland gelten die strategischen Rahmenbedingungen. Sie umfassen unter anderem Ziele, Maßnahmen sowie das zeitliche Vorgehen. In Bezug auf die Verwaltungsdigitalisierung werden die zu digitalisierenden Prozesse, rechtlichen Grundlagen und die Anpassung der technischen Infrastruktur bestimmt. Ziele des E-Governments sollen die vollständige medienbruchfreie Digitalisierung der Prozesse sowie eine nutzerorientierte Handhabung sein.

Aufbau rechtlicher Vorgaben

Sie kennen das: Rechtsgrundlagen und gesetzliche Richtlinien bestimmen das Leben in Deutschland. So auch in Bezug auf die digitale Verwaltung, denn neben dem E-Government-Gesetz, welches das Verwaltungsgesetz an das digitale Zeitalter anpassen soll, wurden mit dem Onlinezugangsgesetz von 2017 sowohl das zeitliche Ziel als auch die digitalen Dienstleistungen festgelegt. Bürger und Bürgerinnen können dadurch genau einsehen, welche Vorgänge sie zukünftig online nutzen können.

Technologische Standardisierung für eine digitale Verwaltung

Die technischen Voraussetzungen für einen problemlosen und nutzerorientierten Gebrauch im E-Government bilden insbesondere der Aufbau und die Gestaltung einer komplexen sowie einheitlichen IT-Architektur. Hierbei ist es für die digitale Verwaltung wichtig, dass Grundelemente wie bspw. Bürgerkonten und Langzeitarchive technisch einwandfrei laufen und den NutzerInnen durchgängig zur Verfügung stehen.

Wissensaufbau zur aktiven Gestaltung

Als nächste Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung einer digitalen Verwaltung gelten der Wissensaufbau und -transfer. Diese Punkte umfassen nicht nur die inhaltliche Gestaltung der Prozesse und das Teilen von Wissen innerhalb einer Behörde, sondern auch die externe Darstellung sowie die nutzerorientierte Weitergabe von Wissen an BürgerInnen. Für diesen wichtigen Aspekt im Aufbau des E-Governments ist der Zugriff auf Online-Plattformen von wesentlicher Bedeutung. Insbesondere kommen hier Video-Tutorials zum Einsatz, die neu aufgesetzte Prozesse und digitale Abläufe erläutern sowie interne und externe NutzerInnen unterstützen.

Weiterentwicklung für eine digitale Zukunft

Aufgrund des stetigen Fortschritts von Technologien werden sich auch die Prozesse rund um die Digitalisierung verändern. Demnach ist die kontinuierliche Weiterentwicklung als Voraussetzung eines erfolgreichen E-Governments unumgänglich. Sowohl umfassende Prozesse wie Baugenehmigungen als auch wichtige Formulare für NutzerInnen sollen online zur Verfügung gestellt und im besten Fall sogar vollständig digitalisiert werden.

Mit coovi die digitale Verwaltung unterstützen

Mit der Videoplattform coovi können Sie die digitale Entwicklung sowie den Aufbau und die Bereitstellung von Wissen für das E-Government unterstützen. Als Video-Content-Management-System verbindet coovi das Erstellen, Bearbeiten, Verwalten und interaktive Trainieren mit Videos. Dadurch entsteht ein nachhaltiger Wissensaufbau und -austausch, der die Digitalisierung der Behörden erfolgreich werden lässt.

Ausblick: E-Government in Deutschland

Digitalisierung ist das Schlagwort der heutigen Zeit. Und wird es vermutlich noch lange bleiben. Auch wenn Deutschland im Bereich der digitalen Verwaltung mit dem Onlinezugangsgesetz große Ziele verfolgt, besteht bis 2022 noch viel Handlungsbedarf für die Einführung eines erfolgreichen E-Governments. 

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